Factura Proforma

Factura proforma este un document comercial prezentat de vânzător înainte de livrarea bunurilor sau prestarea serviciului. Deși arată ca o factură finală, include numele și adresa părților, descrierea mărfurilor/serviciilor, prețurile unitare și totale, TVA și termenul de plată, proforma nu are valoare contabilă și nu este înregistrată în evidențele contabile. Este doar o ofertă sau o simulare a tranzacției, nu generează obligații fiscale pentru furnizor sau cumpărător și nu creează o obligație legală de plată.

Ce este o factură proforma?

Prin definiție, factura proforma este emisă înainte de vânzare sau plată pentru a informa clientul cu privire la valoarea estimativă a tranzacției. Este folosită în special când vânzătorul vrea să comunice prețul și condițiile, să obțină acordul clientului sau să solicite un avans. Codul Fiscal nu reglementează acest document, iar seriile și numerele pot fi stabilite liber de emitent. Spre deosebire de facturile fiscale, proforma nu creează obligații de plată și nu poate fi folosită ca document justificativ în litigii. Clientul o poate accepta sau respinge, iar după plata avansului sau livrarea bunurilor/serviciilor se emite factura fiscală finală.

De ce și când se folosește?

Factura proforma este utilă în mai multe situații:

• Informarea clientului

  Se utilizează pentru a comunica prețul și condițiile unei tranzacții, oferind clientului posibilitatea să decidă.

• Încasarea în avans

  Se emite pentru a încasa un avans sau întreaga sumă înainte de livrarea produselor, mai ales în lipsa unui contract. Astfel, furnizorul evită riscul de a emite o factură fiscală pentru sume neîncasate.

• Evitarea colectării TVA

  În regimul normal de impozitare, emiterea unei facturi fiscale înainte de încasare obligă colectarea și plata TVA; proforma prezintă suma fără a genera obligații fiscale până la plată.

• Comerț internațional

  Este solicitată în tranzacții de export sau import, de exemplu pentru obținerea scrisorilor de credit sau la solicitarea autorităților vamale.

• Relații cu clienți noi

  Vânzătorii trimit proforme clienților necunoscuți înainte de a emite factura fiscală pentru a minimiza riscul de neplată și de a evita plata impozitului pe venit pentru facturi neîncasate.

Elemente recomandate într-o factură proforma

Deși nu există cerințe legale stricte, o factură proforma bine întocmită ar trebui să includă:

• denumirea și datele de identificare ale vânzătorului și ale cumpărătorului (nume, adresă, cod fiscal);
• descrierea bunurilor sau serviciilor, cantitatea și prețul unitar;
• valoarea totală estimată și, opțional, cota de TVA aplicată și suma TVA, chiar dacă nu se colectează la proforma;
• termenul sau condițiile de plată (avans, plată integrală) și datele bancare ale furnizorului;
• mențiunea clară că documentul este o „factură proforma” și nu are valoare fiscală.

Aceste informații asigură transparența tranzacției și oferă clientului toate detaliile necesare pentru luarea unei decizii.

Diferențe față de factura fiscală

Cum se întocmește și utilizează o factură proforma

Emiterea unei facturi proforma este simplă. Poate fi realizată cu un software de facturare sau manual, respectând elementele de mai sus. Important este să evidențiați că este vorba de o proforma, pentru a evita confuzii cu factura fiscală. După ce clientul acceptă oferta și efectuează plata sau după livrarea bunurilor/serviciilor, furnizorul trebuie să emită factura fiscală finală, care va fi înregistrată în contabilitate.

În cadrul operațiunilor internaționale, proforma poate fi însoțită de acte suplimentare pentru vamă sau bancă. În relația cu clienții interni, de regulă se trimite proforma împreună cu termenii de plată, iar după încasarea avansului se emite factura fiscală.

Concluzie

Factura proforma este o practică uzuală în mediul de afaceri românesc. Deși nu are valoare fiscală sau contabilă, ea facilitează comunicarea transparentă a prețurilor și condițiilor, ajută la gestionarea fluxului de numerar prin încasarea avansurilor fără a genera obligații fiscale și reduce riscul pentru furnizori. După acceptarea proformei, este obligatorie emiterea facturii fiscale finale, care stă la baza înregistrării contabile și a colectării TVA.

Întrebări frecvente despre factura proforma

1. Ce este o factură proforma?

Factura proforma este un document informativ emis de vânzător înainte de livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor. Ea prezintă detaliile și valoarea estimativă a tranzacției, dar nu are valoare fiscală și nu este înregistrată în contabilitate.

2. Este obligatoriu să emiți o factură proforma?

Nu. Emiterea unei proforme nu este prevăzută de legislație; vânzătorul decide dacă dorește să trimită clientului un astfel de document. Este însă utilă pentru a comunica prețurile, a obține avansuri și a evita emiterea prematură a unei facturi fiscale.

3. Factura proforma include TVA?

Proforma poate să arate separat baza de impozitare și cota de TVA pentru a informa clientul, însă această taxă nu se colectează până la emiterea facturii fiscale finale. Din acest motiv, proforma nu generează obligații fiscale.

4. Ce se întâmplă după ce clientul plătește proforma?

După ce clientul acceptă condițiile și achită suma solicitată (integral sau avans), vânzătorul trebuie să emită factura fiscală finală. Aceasta se înregistrează în contabilitate și generează colectarea TVA și plata impozitului pe venit.